Ampel beugt Engpässen vor

Bei komplexen, ressourcenintensiven Kundenaufträgen stoßen klassische Projektmanagementmethoden an ihre Grenzen. Häufige Folgen sind verpasste Liefertermine, Ressourcenkonflikte und Projektverzögerungen, die das freigegebene Budget schnell sprengen. Deswegen setzen viele Unternehmen, für die Termintreue, kurze Durchlaufzeiten und Kapazitätssteuerung erfolgskritisch sind, auf Critical Chain Project Management (CCPM).

Dabei konzentriert man sich nicht nur auf die Aufgaben selbst, sondern auf die Abhängigkeiten und Ressourcen, die dafür notwendig sind. CCPM sorgt durch Puffer und fokussierte Steuerung dafür, dass Projekte zuverlässiger im Zeitrahmen abgeschlossen werden. Will man die CCPM-Philosophie aktiv im Unternehmen leben, dienen spezifische CCPM-Funktionen und eine Visualisierung der Informationen, die für die Steuerung und Priorisierung der Projekte entscheidend sind, nicht nur der Übersichtlichkeit, sondern hat sie einen strategischen Nutzen. Die CCPM-Funktionen und Visualisierung der CCPM-Methode sind nicht im Standardumfang klassischer SAP-Module, wie dem SAP Project System, enthalten. Deswegen hat sich der Verpackungsmaschinenhersteller Koch Pac-Systeme mit der Umstellung auf SAP auch für die Einführung von Add-ons entschieden, die CCPM in SAP abbilden.

Die Koch Pac‑Systeme GmbH zählt zu den weltweit führenden Herstellern von Verpackungsmaschinen im Bereich Blistermaschinen, Kartonverpackungsmaschinen und Verpackungslinien. Die Verpackungstechnologien des Sondermaschinenbauers ermöglichen durch ihren modularen Aufbau maßgeschneiderte Lösungen für Konsumgüter, Healthcare-Produkte sowie Kontaktlinsen. Der Technologieführer beschäftigt heute rund 450 Mitarbeitende am Produktionsstandort in Pfalzgrafenweiler und in Serviceniederlassungen weltweit. Mit seiner mehr als 50-jährigen Erfahrung wurde das Unternehmen Teil der Uhlmann-Gruppe. Damit einher ging auch die Umstellung auf SAP S/4HANA, um Projekte unternehmensweit mit einheitlichen Daten zu navigieren. „In unserer alten ERP-Lösung hatten wir Funktionen integriert, mit denen wir die CCPM-Philosophie leben konnten. Mit dem Übergang in SAP stellte sich die Frage, wie wir CCPM auch im neuen System abbilden können“, erläutert Hans-Martin Keppler, zuständig für Business Processes and Applications bei Koch Pac-Systeme, die Situation, mit der man sich auf die Suche nach einem passenden Add-on-Anbieter begab. Die übernahm ein externer Projektleiter, der auch die SAP-Migration begleitete. Dabei sollte insbesondere eine grafische Kapazitätsauslastung pro Arbeitsplatz integriert werden, die sich auf die gesamte restliche Projektlaufzeit verteilt, um Aussagen über etwaige Rückstände treffen zu können. „Die Auswahl an entsprechenden Lösungen war nicht groß. Mit dem SAP Lean/Critical Project Management und der App PS-Kapazitätsauswertung hat uns das Gesamtpaket von Milliarum überzeugt“, beschreibt Christoph Mogath, Key-User bei Koch Pac-Systeme, den Auswahlprozess. Entscheidend war dabei die Möglichkeit, einen Referenzanwender zu besuchen und die Integration von CCPM in SAP mit den Milliarum-Add-ons live vor Ort zu erleben. „Die Anwendungen haben die Logik, wie wir Projekte planen und abarbeiten, mitsamt der grafischen Darstellung von Arbeitsvorratslisten abgebildet“, ergänzt Hans-Martin Keppler.

Ampel steuert Projektfortschritt und beugt Engpässen vor

Mit der PS-Kapazitätsauswertung und dem Milliarum SAP Lean/Critical Project Management behalten Projekt- und Fertigungsverantwortliche stets die Kontrolle über ihre Ressourcen. Wie bei einer intelligenten Ampel, die nicht nur den aktuellen Verkehrsfluss steuert, sondern auch Verzögerungen vorbeugt, wird der Projektstatus grafisch visualisiert. Grün steht für optimal ausgelastete Maschinen und Mitarbeitende: Hier läuft alles im Takt. Gelb signalisiert eine sich abzeichnende Über- oder Unterauslastung, bei der gezielt gegengesteuert werden kann. Rot markiert drohende Engpässe oder Terminverzögerungen. Durch die frühzeitige Identifikation der kritischen Kette, visuelle Auswertungen auf Basis von SAP-Daten und ein integriertes Puffermanagement lässt sich nicht nur die Durchlaufzeit verkürzen, sondern auch die Termintreue signifikant steigern.

Grundlage der CCPM-Methodik ist die Theory of Constraints, die davon ausgeht, dass jede Wertschöpfungskette durch mindestens ein begrenzendes Element, den Engpass, bestimmt wird. Indem dieser Engpass gezielt gesteuert wird, lassen sich Leistung und Effizienz der gesamten Kette optimieren. „Unsere Lösungen geben den Anwendern ein Steuerungsinstrument an die Hand, mit dem sie ihre Projekte stabil, effizient und mit maximaler Transparenz führen können“, sagt Steffen Wester-Ebbinghaus, Geschäftsführer von Milliarum. Projektverantwortliche können so schnell priorisieren, Engpässe beheben und belastbare Entscheidungen treffen, bevor es zum Stillstand kommt. „Die Arbeitsvorratsliste ist der entscheidende Punkt für CCPM: Mit Milliarum haben wir dort eine Ampellogik implementiert. Statt Termine zu steuern, steuern wir den Fluss“, so Hans-Martin Keppler. Besonders überzeugt haben die dynamischen Kapazitätsansichten, da dem Team von Koch Pac-Systeme entsprechende grafische Darstellungen im SAP-Standard fehlten.

Gutes Zusammenspiel erweckt CCPM in SAP zum Leben

Für die Einführung der Add-ons ist es nötig, die Projekte in SAP so vorzubereiten, dass Milliarum die Daten verarbeiten kann. Die Milliarum-CCPM-Lösung ist vollständig in das SAP-Projektsystem (PS) und SAP Enterprise Ressource Planning (ERP) integriert und nutzt die vorhandenen SAP-Daten redundanzfrei. Dadurch stehen Daten entlang der gesamten Wertschöpfungskette zur Verfügung, und Erweiterungen, wie z. B. auf Serviceaufträge, konnten flexibel abgebildet werden. Die Milliarum-Tools greifen für alle Prozessschritte auf die SAP-Datenbank zurück. Das wurde bei Koch Pac-Systeme eng durch Milliarum vor Ort begleitet.

Der Schulterschluss zwischen internem Projektteam, externen SAP-Beratern und Milliarum war entscheidend für die erfolgreiche Umsetzung. „Das war ein sehr gutes Zusammenspiel, das dazu geführt hat, dass wir die CCPM-Methodik und die Kapazitätsansichten auch nach der Umstellung auf SAP S/4HANA ohne Rückschritte anwenden können“, bilanziert Hans-Martin Keppler. Das biete für Koch Pac-Systeme im Projektmanagement den Vorteil, dass die Planung mit Puffern am Ende arbeite, sodass Liefertermine geschützt seien. Auf diese Weise konnte man die Durchlaufzeiten reduzieren. Projekte werden anhand des Pufferverbrauchs anstelle klassischer Terminmeilensteine gesteuert mit dem Ziel, den Gesamtpuffer optimal zu nutzen und das Projektende zu sichern. So können Projektverantwortliche auf einen Blick erkennen, wo Engpässe auftreten und Aufmerksamkeit gefordert ist. „Das passt optimal zu unserem Projektgeschäft im Sondermaschinenbau: Da muss man sich oft auf neue Situationen einstellen“, so Christoph Mogath. So könne man verschiedenste Gewerke gleichzeitig steuern und dynamisch auf den Projektfortschritt reagieren.

Werkzeugkasten der Projektsteuerung ansprechend visualisiert

Etwa 80 Anwender nutzen bei Koch Pac-Systeme die PS-Kapazitätsauswertung und das Milliarum SAP Lean/Critical Project Management. Besonders schätzen sie die Kapazitätsansicht, die als flexibel, übersichtlich und skalierbar erlebt wird. Dabei wurden auch individuelle Anpassungswünsche berücksichtigt. So wurden etwa die Restkapazitäten auf die Restlaufzeit aufgeteilt, und man konnte zuverlässiger Aussagen über den Projektstatus treffen. Aktive Projekte laufen stets im Hintergrund mit. Dabei steht Verantwortlichen der ganze Werkzeugkasten der Projektsteuerung übersichtlich zur Verfügung: Direkt in der Maske können etwa das Datum verändert, Vorgänge verlängert oder Termine verschoben werden. Auch die Farbgebung der Pufferampel hat Koch Pac-Systeme angestoßen. So schätzt man heute insbesondere die ansprechende grafische Darstellung. „Milliarum ist sehr flexibel auf unsere Anpassungswünsche eingegangen. Die haben sich inzwischen auch bezahlt gemacht“, so Hans-Martin Keppler. Dabei schätzt man ebenfalls die Möglichkeit der Massendatenänderung über die Arbeitsvorratsliste, sodass mehrere Netzplanvorgänge zurückgemeldet werden können. Das bietet der SAP-Standard nicht: Da ist es notwendig, Rückmeldungen Vorgang für Vorgang zu tätigen. So lassen sich Änderungen pro Projekt oder Arbeitsplatz zusammenfassen, was den manuellen Aufwand deutlich reduziert.

Gesamtpuffer mit Kurs auf den Zieltermin managen

Vor dem Umstieg auf SAP setzte man bei Koch Pac-Systeme auf eine flexible Mittelstandssoftware. Der Schritt in die komplexe SAP-Welt war ein Großprojekt. „Mit Milliarum haben wir ein Pendant zu unserer vorherigen Lösung gefunden, die unsere Anforderungen an die Umsetzung der CCPM-Methodik in SAP abbildet“, so Hans-Martin Keppler. Mit den neuen Tools wird CCPM nicht nur verstanden, sondern auch gelebt: Statt sich im Nebel vager Terminpläne zu verlieren, zeigt die Ampel klar, wo das Projekt steht. Grün heißt: alles im Fluss. Gelb signalisiert: jetzt genau hinschauen. Und Rot bedeutet: gemeinsam handeln, bevor es kritisch wird. So wird Projektsteuerung nicht zum Bauchgefühl, sondern zur datenbasierten Entscheidung: transparent, fokussiert und mit klarem Kurs auf den Zieltermin. Der Fokus liegt dabei nicht darauf, jede einzelne Aufgabe strikt nach Termin zu kontrollieren, sondern den Gesamtpuffer zu managen, der das Projektende absichert. „Wir sind froh, dass wir unsere Prozesse stabil und die Umstellung auf SAP S4/HANA gemeistert haben. Es gibt keinen Grund, daran etwas zu ändern.“ Koch profitiert von der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Milliarum-Lösungen. So ist bereits in Planung, die SAP UI5 Overview Pages für das CCPM und das PS zu realisieren und AI-Funktionen bereitzustellen.