Schlanke Prozesse mit digitalen Tools

Show Room Duo Systems
(Bild: Duo Plast, mobile function)

Folienhersteller Duo Plast wollte im Field Service Management effektiver arbeiten. Dafür musste Abläufe und Prozess in einem Toll übersichtlich zusammengebracht werden, damit auch die Disposition den Überblick hat. Schließlich fiel die Wahl auf ein System von mobile function.

Die Duo Plast AG ist Hersteller von Stretchfolien und wurde 1983 als Handelsunternehmen gegründet. Heute stellt das Unternehmen Blasfolien in eigener Produktion und in patentierten Verfahren an zwei Standorten her. Der Geschäftsbereich Duo Systems nutzt die Lösung ENGINE4.SERVICE mit den Erweiterungen ENGINE4.CHECKLISTS und ENGINE4.TIMES der mobile function GmbH aus Villingen-Schwenningen. 

Zuvor waren die Servicetechniker mit Papier und Stift unterwegs. Serviceberichte wurden händisch beim Kunden vor Ort ausgefüllt. Das kostete viel Zeit und die Zettelwirtschaft mit verschiedenen Formularen und Protokollen war unübersichtlich. Im Büro wurden die Papierformulare und -berichte der Monteure gescannt und Eigenschaften zugewiesen, um sie dann in der Projektakte ablegen zu können.

Für die Planung der Serviceeinsätze nutzte Duo Systems eine selbstprogrammierte Lösung im CRM System. Den Ausschlag für die Suche nach einem neuen Tool gab schließlich der Wunsch nach Digitalisierung und Prozessoptimierung. Das Ziel lautete, die Prozesse sowohl für die Servicetechniker als auch für die Kunden und den Innendienst im Büro zu verschlanken. Das neue Tool für den Außendienst sollte den Automatisierungsgrad erhöhen und für alle eine Arbeitserleichterung bringen.

Extruder Blasfolienproduktion
(Bild: Duo Plast, mobile function)

Duo Systems führte Gespräche mit verschiedenen Unternehmen. Im Austausch mit mobile function zeigte sich dann schnell, dass die Spezialisten für Field Service Management Software die Herausforderungen im technischen Außendienst kennen. „Uns wurden sofort Lösungswege aufgezeigt,“ so Kai Stocklöw, stellvertretender Leiter von Duo Systems.

Die Zusammenarbeit begann im September 2022 mit einem Hackathon: Consultants von mobile function spezifizierten gemeinsam mit Duo Systems die Anforderungen und den Status Quo sowie die Ziele und stellten am Ende der drei Tage eine breite, angepasste Lösung vor. Einige Zeit liefen die internen Tests im Haus von Duo Systems, im Juni erfolgte der Go-live von ENGINE4.SERVICE. Einen Monat lang lief das neue System im Parallelbetrieb mit dem alten, um im Notfall eine Backuplösung an der Hand zu haben. Seit Juli wird nur noch ENGINE4.SERVICE für die Serviceeinsätze genutzt.

Die Implementierung wurde eng von der IT-Abteilung begleitet. Die App-Oberfläche wurde mit neuen Schaltflächen und veränderter Menüführung an die Bedürfnisse von Duo Systems angepasst.

“Wenn es etwas kniffliger wurde, haben wir den Support angerufen. Der hat unsere Probleme schnell und smart gelöst. Mit dem Projektverlauf und der Lösung sind wir sehr zufrieden. Das Tool funktioniert, unsere Techniker haben sich schnell daran gewöhnt und geben positives Feedback.“

Kai Stocklöw

Mit ENGINE4.SERVICE wickelt Duo Systems nun alle Aufträge und die Serviceplanung der Techniker ab. Der Kundenauftrag wird im ERP und in ENGINE4.SERVICE angelegt. Notwendige Teile werden eingeplant oder bestellt, die Route geplant. Mit ENGINE4.SERVICE sind die Kunden nun auf einer digitalen Karte sichtbar und der Disponent hat sofort alles im Blick. Nach der Terminabsprache mit dem Kunden wird der Auftrag via App den Servicetechnikern übermittelt. Dort können diese ihn bearbeiten und Tätigkeiten, Arbeits- und Reisezeit oder Ersatzteile erfassen.

Stretchwickler
(Bild: Duo Systems, mobile function)

Auch Wartungsprotokolle und Listen für die UVV-Prüfung sind durch die Ergänzung ENGINE4.CHECKLISTS hinterlegt. ENGINGE4.TIMES funktioniert wie eine digitale Stoppuhr und unterstützt die Techniker dabei, Arbeits- und Reisezeiten komfortabler zu erfassen. Der Kunde unterschreibt schließlich den Arbeitsbericht digital und der Techniker kann ihn ihm sofort als E-Mail zukommen lassen.

Mit den Tools von mobile function ist der Papierbedarf im Büro gesunken: Die Techniker müssen Formulare nicht mehr mit sich führen. Die Auftragsbearbeitung beim Kunden vor Ort geht schneller, mit Textbausteinen und digitalen Formularen können Berichte zügig ausgefüllt werden. Die Haupterleichterung sieht Stocklöw in der digitalen Dokumentenablage: Protokolle und Serviceberichte werden hier automatisiert zusammengeführt und als PDF-Dateien im Dokumentmanagementsystem abgelegt, Arbeiten, die zuvor händisch erledigt werden mussten.

Duo Systems wünscht sich nun noch eine Funktion, über die die Techniker Ersatzteile, die sie verbauen, mit der Kamera direkt im System erfassen können. Aktuell ist es noch notwendig, die Nummern manuell einzutragen, so dass das Ersatzteil dann vom Tool automatisch im Montagebericht zugeordnet werden kann. Perspektivisch könnte auch die Zeiterfassung vollständig mit dem Tool von mobile function abgebildet werden.

Quelle: mobile function

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